Dokumentationsstyring

I Spangenberg & Madsen holder vores document controller styr på MDR og sørger for, at dokumentationen generelt overholder projektets krav til dokumentation - inden det bliver uploadet på Projektweb.  

Det betyder bl.a., at alle deadlines på projektet bliver overholdt, at ingeniørerne på projektet har styr på, hvilke dokumenter der skal laves hvornår, så der bliver udarbejdet de nødvendige templates, som projektet kræver. 

Ydermere sørger vores document controller for, at der sker en grundig kvalitetskontrol (KS) af dokumentationen inden upload til Projektweb, at de forskellige informationer kommer korrekt i mål, samt at alle krav til den tekniske dokumentation bliver overholdt.

Derfor er et tæt samarbejde mellem document controller, projektleder og kundens samme/rådgiver vigtigt og noget, vi prioriterer. Herunder kan du læse om document controllerens ansvarsområder:

Ansvarsområder:

• Dokumentstyring: Oprettelse, opdatering, arkivering og distribution af dokumenter efter gældende standarder og procedurer.
• Versionskontrol: Sikre, at den nyeste version af alle dokumenter er tilgængelig for relevante interessenter, og at tidligere versioner arkiveres korrekt.
• Kvalitetssikring: Gennemgang af dokumenter for at sikre overholdelse af formelle krav såsom layout, indhold, underskrifter og godkendelser.
• Procesoptimering: Udvikle og forbedre processer og værktøjer til effektiv dokumenthåndtering, fx ved implementering af digitale systemer.
• Support: Assistere projektledere, ingeniører og andre nøglepersoner med dokumentrelaterede opgaver og sikre, at deadlines overholdes.
• Compliance: Sikre at dokumentationsarbejdet lever op til relevante lovgivninger, standarder og kundekrav.

Kompetencer & værdi:

• Systemforståelse: Rutineret i brug af dokumentstyringssystemer (DMS) som SharePoint, ACC, Dalux og andre projekt webs.
• Detaljeorienteret: Høj sans for kvalitet, struktur og nøjagtighed.
• Kommunikation: Evne til at kommunikere effektivt med både tekniske og ikke-tekniske interessenter.
• Organisering: Stærke planlægnings- og koordineringsevner, ofte i forbindelse med håndtering af store mængder dokumentation.
  
• En effektiv Document Controller sikrer, at projektdeltagere altid arbejder med korrekt og opdateret dokumentation, hvilket reducerer risikoen for fejl, misforståelser og forsinkelser.
• Rollen bidrager dermed direkte til projektets kvalitet, overholdelse af deadlines og budgetter.

Projektstyringsværktøj: MDR - Master Document Register

I Spangenberg & Madsen arbejder vores document controllers med dokumentationsstyrings-værktøjet MDR - Master Document Register. Det sikrer, at alle projektets vigtigste oplysninger kommer nemmest og bedst muligt i mål.

MDR indbefatter forskellige faktorer som samlet overblik over dokumentationspakken, nummerering, type-anførelse, upload mm. Sammensætningen af disse tilpasses altid det enkelte projekt, så document controlleren opererer med alle nødvendige informationer.